自动化

从本文中您将了解到

• 一站式项目管理如何消除组织混乱。
• 时间控制如何转化为实际节约。
• 为什么语境传播比传统传播者更有效？
• 客户关系管理与项目交付的结合如何提高客户满意度。
• 充满活力的知识库如何加速业务增长。
• 为什么单个工具的自动化比分布式系统的自动化效果更好？

花 15 分钟查找客户邮件，花 10 分钟在 SharePoint 中查找文件，而你的团队却告诉你，一条重要信息在 Slack 和 Teams 之间的某个地方丢失了？有一个更好的办法。

在这篇文章中，我将向您介绍我们 Automation House 使用的一种工具，我们也将它介绍给世界各地的许多公司。不，它不是为你已经泛滥的电子收件箱提供的另一个工具。它是一种解决方案，可以取代企业中的 5 个关键系统：项目管理、时间控制、公司通讯工具、客户关系管理和文档数据库。在这里，您可以在一个地方获得所有信息，而无需在不同的应用程序之间跳转。

作为 ClickUp 在波兰的官方合作伙伴，Automation House 已在数十家机构实施了该解决方案。看看该系统如何改变您团队的工作。

1. 项目管理--高效组织的基础

每家公司都会遇到类似的问题--当信息分散在不同地方时，如何有效地管理项目？文档托管在 SharePoint 上，沟通发生在 Slack 上，任务存储在 Jira 或 Trello 中。幸运的是，我们找到了一种解决方案，将项目管理的各个方面集中到一个地方。

系统的核心是任务，但不是简单的待办事项清单。ClickUp 中的每个任务都是信息和交流的枢纽。创建新任务时，您不仅可以设置截止日期或优先级等基本参数，还可以将其与更广泛的项目背景联系起来。该工具会自动跟踪所花费的时间，并收集与任务相关的所有讨论和文件。

一个真实的例子：营销团队正在开展一项新的社交媒体活动。在传统方法中，简报在一个地方，图片在另一个地方，而活动细节的讨论则在几个不同的电子邮件线程中进行。有了 ClickUp，一切都在一个空间里。平面设计师可以看到简报，并直接将他们的设计添加到任务中。撰稿人可以在同一空间内对图形发表评论并提出修改建议。项目经理可以跟踪进度和花费的时间。

此外，ClickUp 还能适应每个团队成员的工作方式。同一个人负责同一个项目，却可以用不同的方式查看。项目经理可以在甘特图上跟踪进度，而各个团队成员只能看到他们今天的任务列表。所有这些都无需重复数据或手动同步。

提示

从最简单的视图开始，逐步增加更多功能。过快地引入所有可能性会让团队不知所措。

2. 真正有帮助的时间控制

"我不知道为什么这个项目花了这么长时间"。- 这句在许多公司都听到过的话可能已经成为历史。ClickUp 为时间管理带来了透明度，但不是以高压监督的形式，而是一种优化工作的实用工具。

系统会自动跟踪每项任务和项目所需的时间。然而，这并不是简单地计算时间。该工具能显示出更大的画面--团队在哪些方面浪费了最多的时间，哪些项目拖得超过了目标，最重要的是，为什么会出现这种情况。

例如，我们的一个客户发现，其开发团队平均花费 25% 的时间在市场营销部门提交的修正上。经过深入分析后发现，原因并不在于开发人员的工作质量，而在于项目开始时缺乏明确的需求定义。ClickUp 采用标准的 Brief 表格后，修改次数减少了约 40%。

能够比较预计时间和实际时间也很关键。当你发现类似的任务经常需要比预期更长的时间时，你就可以相应地调整未来项目的规划。这不仅能简化工作，还能消除不切实际的最后期限所带来的压力。

3. 不在嘈杂声中消失的交流

还记得在 Slack 的信息流中丢失了一条重要信息的情况吗？或者需要通过三个不同的沟通者才能找到上周的讨论结果？这种痛苦的答案就是情境沟通。

ClickUp 中的聊天与标准的即时消息不同，任何对话都可以立即链接到特定任务或项目。当您讨论细节时，您不必稍后再将结果转录到任务系统中，它们已经在应该在的地方了。

很高兴知道

ClickUp 的人工智能有助于组织沟通。想象一下，您正在寻找上个月的定价策略讨论。您可以询问人工智能："查找 X 项目的定价策略对话"，而不用再浏览数百条信息。系统会找到正确的对话，并向您显示所有相关文件和决定。

4. 将销售与履约联系起来的客户关系管理系统

传统的客户关系管理系统有一个基本缺陷--与实际项目交付脱节。销售人员在客户关系管理系统中签订合同，但却无法了解客户的情况。而我们则将销售过程与实际客户服务联系起来。

以实施公司为例。一名销售人员正在为系统实施寻找客户。在标准流程中，他或她必须将所有客户信息和调查结果传达给实施团队--通常是通过电子邮件或单独的会议。而在 ClickUp，这种过渡可以实现无缝衔接。当销售漏斗中的状态变为 "中标 "时，系统会自动为该客户创建一个项目空间，并传输所有相关数据。

此外，销售人员在完成销售后不会失去与客户的联系。他可以看到实施进度，对潜在问题做出反应，甚至会收到即将到来的里程碑的自动通知。这不仅改善了客户服务，还增加了额外销售的机会。

5. 活跃和不断发展的知识库

有多少次您创建的文档在一个月后就过时了？您的团队花了多少时间寻找程序或材料的最新版本？在 Automation House，我们以全新的方式处理公司文档。

ClickUp 中的文档不是锁定在文件夹中的静态文件。它们是与项目和任务相关联的活资源。当一个团队正在进行一个项目时，他们可以直接参考文档的相关部分。此外，如果团队成员发现某些内容需要更新，他们可以立即更新，系统会自动通知所有相关人员。

这在新员工入职培训时尤其有用。新员工将收到一个个性化的入职路径，而不是一个包含所有程序的冗长介绍。系统会根据员工的进展情况，在适当的时候自动提供进一步的文件和任务。

真正解放时间的自动化

自动化一词听起来往往是一个空洞的承诺。我们将流程转化为实实在在的时间节约。我们谈论的不是需要程序员的复杂而精细的系统。我们谈论的是任何人都能在几分钟内完成设置的实用自动化。

一个真实的例子：一家为 50 家客户提供服务的营销机构每周平均浪费 5 个小时发送进度报告电子邮件。使用 ClickUp 后，流程如下：当团队将任务标记为已完成时，系统会自动附加进度报告，并根据模板格式化电子邮件，然后发送给相关人员。完全无需人工操作。

另一个例子是一家 IT 公司的错误处理流程。以前，报告问题需要发送电子邮件，然后由专人手动将其转换为任务并分配给合适的人员。现在，客户只需在 ClickUp 中填写一个简单的表单，系统就会自动创建任务，并根据能力和优先级分配任务，甚至还会通知客户预计的周转时间--所有这一切都在几秒钟内完成。

为什么投资一个工具而不是五个？改用 ClickUp 不仅仅是工具的改变。它是工作理念的改变。当所有的信息、通信和流程都集中在一个地方时，团队就不会再浪费时间搜索信息和在不同的应用程序之间切换。相反，他们会专注于真正重要的事情--富有成效的工作。

摘要

• 将五个关键工具整合到一处，可消除信息混乱，节省团队时间。
• 将常规任务自动化，可腾出时间采取战略行动。
•  完全透明的流程有助于做出更好的业务决策。

从本文中您将了解到

• 现代企业敏捷性的基础是什么。
• 如何通过实际案例逐步实施敏捷文化。
• 通过自动化和整合组织流程可以取得哪些成果。
• 如何利用案例研究来了解敏捷管理方法能带来多大变化。
• 如何通过不断优化流程来管理变革和保持竞争优势。

敏捷型组织能够对不断变化的情况做出即时反应，在短时间内推出新产品或服务，并有效管理内部流程。如果您想了解如何在贵公司建立敏捷文化，以及这将如何影响您的业绩，请继续阅读。在本篇文章中，您将发现与业务敏捷性相关的最重要问题，并了解如何在实践中实施这一模式。

为什么敏捷性在当今现实中至关重要？

在我们生活的时代，"唯一不变的是变化 "这句话正变得越来越贴切。市场以令人眼花缭乱的速度发展，客户的期望值不断提高，新技术的出现速度比我们完全理解它们的速度还要快。作为企业代表，这意味着：灵活性和快速适应能力已成为企业生存和成功的关键因素。这就是业务灵活性在当今变得如此重要的原因。

现代业务灵活性的基础

敏捷--不仅仅是一种管理方法

你经常听说，企业中的敏捷只是一种项目管理方法，如敏捷、Scrum 或看板。实际上，它是一种全面的公司运营方法，不仅包括项目的执行方式，还包括内部组织文化、流程结构、所使用的技术或与客户及团队内部协作的方法。

敏捷性的关键要素是

• 对变化（如市场或技术变化）做出快速反应的能力、
• 对流程和企业战略的修改具有灵活性和开放性、
• 较短的反馈周期--定期检查哪些措施行之有效，哪些需要改进、
• 价值导向--关注实际利益（客户和公司）。

灵活的技术堆栈

敏捷的主要支柱之一是选择合适的工具包，以便快速调整和修改流程。这种 "灵活的技术堆栈 "通常能让公司更高效地运作：

• 灵活的数据库和信息管理平台--如 Airtable，这是一种结合了电子表格和专业数据库功能的工具、
• 自动化和集成工具--如 Make.com，可将不同的系统和应用程序连接起来、
• 应用程序构建平台--如 Bubble.io 或 Webflow，可通过可视化界面创建高级网络应用程序、
• 云- 存储和文件管理解决方案，如 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive、
• 创建表格和调查的平台，如 Typeform 或 Tally，无需编码即可收集和处理数据。

Airtable - 灵活的数据管理系统

使用 Airtable，你可以

• 快速创建和修改表格/数据集
• 定义不同形式的视图（看板、日历、图库），让不同团队的工作更轻松、
• 自动执行重复性任务--例如，在列中的值更新时发送通知、
• 创建集成数据库（如客户关系管理、项目数据库、文档数据库），并使用附加组件扩展功能。

Make.com - 高效自动化和流程集成

Make.com 是一个无需编码即可构建工作流程的平台。在实践中：

• 您可以集成任何应用程序（客户关系管理、电子邮件、Slack、Google Drive、网店等）、
• 您可以开发自动场景，例如 "当收到新的电子邮件请求时，自动更新数据库中的记录并向客户发送回复"、
• 您可以扩展流程的复杂性--从简单的操作（如社交媒体）到复杂的全公司流程。

建筑应用平台

使用 Bubble.io 或 Webflow 等工具，您就可以做到这一点：

• 无需编程知识即可创建自己的网络应用程序
• 快速设计和测试新的业务解决方案、
• 根据用户不断变化的需求调整功能、
• 将开发的应用程序与组织内的其他工具集成。

云存储和文件管理系统

通过 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 等工具，您可以

• 集中存储和整理公司文件、
• 具有适当访问权限的文件共享、
• 多人实时协作处理同一文件、
• 在不同设备之间自动同步文件

数据收集和处理平台

Typeform 或 Tally 等工具使其成为可能：

• 无需编码即可创建专业表格和调查问卷、
• 自动处理收集到的数据并将其整合到其他系统中、
• 根据用户提供的答案个性化用户路径、
• 根据收集到的信息生成报告并进行分析。

很高兴知道

作为一个多功能平台，Airtable 可以替代上述许多解决方案，因为它具有存储文件、创建表格、构建界面和自动化工作流程等功能。

敏捷性的实际应用：行动中的工具

示例 1：Airtable 发票管理

管理发票往往是一项挑战--尤其是在企业不断发展、文件数量不断增加的情况下。使用 Airtable 可以

• 灵活适应公司流程--创建自己的发票状态、类别和到期日、
• 实时协作- 会计和管理层可同时处理相同的数据、
• 自动更新和通知--例如，提醒即将到来的付款期限，或对高额发票发出经理警报、
• 自定义视图--每个部门都能以最适合自己的方式查看发票：
  • 会计 - 包含付款详情的表格视图、
  • 管理 - 承诺的日历视图、
  • 管理人员 - 查看其部门发票的过滤结果。

示例 2：使用 Make.com 实现自动化

如果您想节省时间、简化信息流并避免在系统间复制数据造成错误，Make.com 就是您的最佳选择：

• 营销流程自动化--例如，从网站上的表单中获取线索，将其保存在客户关系管理中，并自动发送欢迎电子邮件、
• 与客户关系管理工具集成--将新客户信息发送至通信工具（如 Slack、Teams）、
• 自动数据处理--例如，将电子邮件附件中的 PDF 文件转换为特定格式，并将其放入 Google Drive 和 Airtable、
• 创建灵活的流程--每当情况发生变化，您都可以在 Make.com 中快速调整方案，而无需编写复杂的代码。

提示

想想贵公司哪些活动是重复性的，耗时最多。最常见的是填写表格、在多个系统中更新数据或发送电子邮件通知等流程。从自动化这些流程开始--您将很快看到实实在在的好处，您的团队也能将节省下来的时间投入到更重要的任务中去。

案例研究--转型的实际范例

案例研究 1：改进一家制造企业的发票管理

背景与挑战

一家食品行业（种子、谷物、植物产品）的领先生产商正在为现代公司的真正祸根--混乱的发票管理而苦苦挣扎。造成这种情况有几个原因：

• 大量文件：每天有几十份来自不同来源的发票。
• 人工处理这些文件需要大量时间，人为错误导致付款延迟和财务报告不准确。
• 缺乏数据集中：发票收集在不同的地方（电子邮件、OneDrive、实物活页夹）。

解决方案： 使用 Make.com 实现自动化，并在 Airtable 中进行集中管理

主要基于 Make.com 集成和 Airtable 中的集中基础，一个全面的发票处理软件包应运而生。

• 从电子邮箱自动导入发票。
• 检查发票是否存在，确保没有重复输入的发票。
• Airtable 数据存储和管理--完全透明、快速搜索、无需手动输入数据。
• 与利益相关者持续沟通--财务团队实时收到有关新发票和任何数据问题的通知。

取得的成果

• 劳动强度大幅降低--过去需要人工完成的工作实现了自动化。
• 减少错误- 数据直接流动并自动验证。
• 改善与供应商的关系--加快发票处理和付款速度，使承包商满意。
• 提高透明度--会计部门可实时查看哪些发票已处理，处于哪个阶段。

实施情况的直观图和截图

案例研究 2：光伏项目管理的变革

挑战

一家专门安装光伏电池板、热泵、空调和炉子的光伏公司遇到了以下挑战：

1. 手动创建文件（同意书、授权书、执行协议）--耗时且容易出错。
2. 没有中央数据管理系统--数据在 Excel 表、电子邮件和活页夹之间游荡。
3. 信息流效率低--项目众多，很难保持数据的一致性。
4. 缺乏透明的资源分配--过多的时间花在所谓的文书工作上，而不是发展和处理进一步的投资。

解决方案：使用 Make.com 和 Airtable 实现文档自动化

为了加快和简化整个流程，公司实施了一个综合系统，其中包括

• Webhooks和 Make.com 集成从表单中接收数据（如收集的客户信息或安装参数）。
• Airtable成为了项目和客户的中央数据库，文件生成所需的数据均来自于此。
• Google Drive 中的文档模板自动填充了从 Airtable 下载的数据。
• 文件共享权限可按用户角色进行配置--只有正确的团队才能看到文件，从而提高了安全性和秩序。

实施结果

• 省时--只需点击几下，系统就能生成必要的文件（合同、委托书、验收报告）。
• 错误更少--动态数据插入减少了错别字和不一致性。
• 改进项目管理--与 Airtable 集成后，可随时了解工程进度和每个安装阶段的状态。
• 提高团队生产力--员工终于能够专注于关键任务，而不是在行政任务上浪费时间。

实施情况的直观图和截图

案例研究摘要--两家公司的共同点是什么？

虽然一家公司属于光伏行业，另一家公司属于食品行业，但两家公司都有敏捷性难题的共同要素：

• 实施灵活的技术堆栈（Airtable 用于关键数据管理，Make.com 用于自动化和集成）、
• 重点实现劳动密集型领域（发票、项目文件）的自动化、
• 更有效地管理时间和资源。

在这两种情况下，转型都带来了长期效益，并为扩大业务规模带来了新机遇。

在组织中实施敏捷 - 循序渐进

无论您的企业或行业规模如何，都有几个行之有效的步骤可以帮助您成功地将敏捷性引入日常运营：

1. 分析当前流程
   • 检查所有重复性工作，找出浪费时间或出错的地方。
   • 问问自己，"这个步骤能否简化或自动化，以加快工作速度？
2. 灵活工具的选择
   • 选择 Airtable 或 Make.com 等平台，而不是封闭或难以扩展的解决方案。
   • 考虑使用低代码/无代码系统来快速创建集成和应用原型。
3. 以小型试点项目的形式实施
   • 从一个关键流程开始，如自动发票、生成合同或管理联系人。
   • 这将有助于避免混乱，并检查团队对变化的反应。
4. 逐步扩大自动化
   • 一旦取得初步成功并对效率产生积极影响，就应进一步实施各种方案。
   • 监测效果，吸取教训，调整解决方案。
5. 不断改进和调整流程
   • 不要止步于一次实施，敏捷就是要不断改进。
   • 不要拒绝员工和客户的反馈意见。

交叉评论：敏捷组织中的法律问题

为了丰富这一话题的视角，我们请专门为科技公司服务的Sawicki Legal 律师事务所的法律顾问发表意见：

Damian Sawicki, Sawicki Legal：

在数字化转型时代，必须特别注意数据保护和公司保密问题。在实现流程自动化时，尤其是在外部平台（如 Airtable 或 Make.com）上处理客户或员工数据时，必须签订适当的数据处理委托协议，并确保遵守《数据保护条例》（RODO）和适当程度的安全性。公司内部政策和法规也发挥着重要作用，在这些政策和法规中，公司规定了技术使用的规则和标准，并阐明了违规的后果。使用人工智能的细则就是一个很好的例子，它允许企业所有者对其团队使用流行的人工智能工具进行控制。

实施敏捷方法的好处

公司实施敏捷运营模式的好处是多方面的。以下是最重要的几个方面：

1. 更快应对市场变化
   决策周期短、灵活性强，您可以立即调整产品以适应新的现实情况。
2. 更高的运行效率
   消除不必要的步骤或手工操作，让团队专注于关键任务。
3. 降低成本
   流程自动化可减少错误，减少管理时间，更好地利用资源。
4. 改善 团队协作
   透明的流程、共享的工具和定期反馈可促进团队融合，加强协作文化。
5. 更高的透明度
   当每个人都能看到项目或流程所处的阶段时，就更容易管理优先事项和避免冲突。

业务敏捷性的未来

从市场趋势来看，企业的敏捷开发有几个方向：

• 自动化和集成- 企业将更加大胆地使用各种工具，将多个系统和流程连接成一个具有凝聚力的生态系统。
• 低代码/无代码解决方案--即使是最不懂技术的人也能创建简单的应用程序或自动工作流程。
• 灵活的数据管理模式--Airtable 等数据库将朝着更加个性化的方向发展。
• 自适应智能系统--基于人工智能的解决方案日益兴起，可预测趋势，自动应对异常情况，并根据数据分析提出行动建议。

如果您希望自己的企业不断发展壮大，请使用本文中的提示。有了灵活的技术解决方案、自动化和持续改进的文化，即使在瞬息万变的市场中，您也有机会成为行业中的佼佼者。

摘要

• 灵活的技术堆栈是必不可少的--Airtable 和 Make.com 等工具使流程更容易适应业务需求，并有助于消除耗时的步骤。
• 坚持 "小步骤，大影响 "原则- 从自动化和敏捷方法能带来最快投资回报的几个关键领域入手。在这些领域取得成功将有助于说服整个组织做出进一步的改变。
• 持续演进胜于演化--敏捷是一个过程，而不是一次性项目。值得定期分析、测试、改进并从错误中吸取教训，以不断发展公司流程和业务模式。